Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit: met positieve communicatie kom je verder

Per 1 juli 2024 moet elke organisatie met meer dan 100 medewerkers rapporteren over het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer van de medewerkers. Waar het ene bedrijf dit als een enorme administratieve last ziet, ziet het andere bedrijf dit als een kans om de CO₂-uitstoot op het gebied van mobiliteit flink te verlagen. Voor de HIER kennisbank sprak klimaatstichting HIER met het laddergecertificeerde schoonmaakbedrijf CSU en zorgverlener Tzorg over de inspirerende wijze waarop zij hun medewerkers door middel van positieve communicatie helpen om duurzamer te reizen.

Cindy Goorts is als adviseur duurzaamheid o.a. verantwoordelijk voor de implementatie van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD, de rapportageverplichting over de impact van bedrijven op mens en klimaat) bij schoonmaakbedrijf CSU en thuiszorgorganisatie Tzorg. We spreken haar samen met haar collega Rob Boers, manager kwaliteit ARBO en milieu bij CSU en Tzorg.

Van klimaatdoelen tot op de werkvloer

Als eerste schoonmaak- en thuiszorgorganisatie dat het klimaatakkoord van Parijs heeft getekend, hebben CSU en Tzorg duurzaamheid in hun DNA opgenomen. Mede dankzij hun inspanningen om hoger op de CO₂-prestatieladder te komen, zijn er al veel stappen gezet binnen het bedrijf om minder uit te stoten. Dat betekent echter niet dat alle medewerkers direct bereid zijn om zich aan te passen om de CO₂-impact van het bedrijf te verlagen. Daarvoor moet zorgvuldig draagvlak worden gecreëerd in de gehele keten van de bedrijfsvoering. Goorts: “Door transparant te zijn over de veranderingen en de transitie stap voor stap aan te pakken, merken wij dat we mensen mee kunnen nemen. We maken inzichtelijk wat we als bedrijf uitstoten en werken samen naar het doel om in 2050 klimaatpositief te zijn. Hierover gaan we uitvoerig in gesprek met onze klanten, om onze duurzame ambities als een positieve olievlek te laten verspreiden.”

Veel data al bekend 

Goorts: “Sinds kort zijn we verplicht de werkgebonden personenmobiliteit (WPM) te rapporteren bij de overheid. De verplichting voor de WPM geldt voor ons voor zowel het zakelijk verkeer als het woon-werkverkeer van onze medewerkers. Deze wetgeving vraagt ons niet alleen alle gereisde kilometers te rapporteren, maar ook alle verschillende gebruikte vervoersmiddelen en met welke brandstof. Dat is veel data, maar we hebben ons in eerste instantie gefocust op de gegevens die we al wél hebben.” Boers: “We zijn open naar onze klanten over de impact die wij als bedrijf hebben op het klimaat en onze duurzame aanpassingen. Daardoor hebben we al veel data op een rijtje die al geregistreerd werd vóórdat we aan de slag gingen met de WPM. Daarna was het een kwestie van het invullen van alle gaten.”

Doelgroepgerichte aanpak 

Goorts: “We hebben ervoor gekozen om deze uitvraag te combineren met de gesprekken die al onze collega’s die op locatie werken periodiek met hun leidinggevende hebben. Daarin vragen we alle medewerkers welke wijze van vervoer tussen thuis en hun woonplaats de voorkeur heeft. Zo belasten we onze collega’s niet met de administratieve taak van de rapportageverplichting, en nemen we onze leidinggevenden wél mee in het belang van het verlagen van onze uitstoot. Voor onze collega’s op kantoor hebben we een andere aanpak. Onze collega’s op kantoor zijn beter op de hoogte van ons doel om klimaatpositief te worden dan onze collega’s op locatie. Voor ons kantoorpersoneel is het verlagen van de CO₂-uitstoot daardoor al zó aan de orde van de dag, dat wij bij hen wel het duurzame belang van de rapportage van het woon-werkverkeer kunnen uitleggen. Dit doen wij altijd door positief te communiceren en door weg te blijven van het ‘moetje’.

Daarmee verzamelen we nu de voorkeursvervoersmiddelen, zodat we deze kunnen rapporteren om te voldoen aan de rapportage. Maar wij gaan verder dan dat. De volgende stap is vervolgens het verlagen van de uitstoot van onze personenmobiliteit. En dat is zeker nodig, want 35% tot 60% van onze CO₂-uitstoot komt van het woon-werkverkeer van onze medewerkers.”

Maak CO₂ tastbaar

Goorts: “Duurzame communicatie is een uitdaging. Zeker als je, zoals wij, wil focussen op het verlagen van de CO₂-uitstoot, zul je al gauw merken dat CO₂ een abstract begrip is. Daarom vertalen we CO₂ altijd naar iets tastbaars. Zo communiceren we bijvoorbeeld liever met het aantal rondjes rond de aarde vliegen.”

Meedenken met medewerker en klant

Goorts en Boers: “We zijn een organisatie met een divers werknemersbestand (met bijvoorbeeld ruim 132 nationaliteiten), waardoor het soms een uitdaging is om onze duurzame doelen te communiceren en door te voeren op de werkvloer. Niet iedereen heeft immers de middelen om andere keuzes te maken.

Een voorbeeld is dat het nu bijvoorbeeld vaak niet mogelijk of veilig is voor werknemers om met de fiets of het openbaar vervoer op de werklocatie te komen waar ze moeten schoonmaken, gezien de werktijden. Daarom is het aan ons om met de medewerkers en klanten in gesprek te gaan over aanpassingen waardoor onze medewerkers wél op een duurzame manier naar hun werk kunnen komen. We kijken niet alleen naar de CO₂-uitstoot maar ook naar het sociale aspect van de medewerker en klant.”

Boers: “Normaal gesproken komen onze schoonmakers ’s ochtends vroeg en ’s avonds laat naar een pand toe voor de schoonmaak. Met het openbaar vervoer is het dan vaak niet mogelijk om op tijd te komen, en is fietsen in het donker in dat gebied geen veilige optie. Met de medewerkers en de klant kijken we bijvoorbeeld of dagschoonmaak een optie is, zodat de medewerker dan makkelijker met het openbaar vervoer of de fiets kan komen. Doordat onze medewerkers op deze manier ook meer contact hebben op de werkvloer krijgen ze meer waardering voor hun werk en worden ze gelukkiger in hun werk.”

Goorts: “Door op een positieve manier onze medewerkers te stimuleren om na te denken over alternatieve vervoersopties (die ook nog eens duurzamer zijn), bouwen we langzaam aan het draagvlak dat we nodig hebben om als bedrijf in 2050 klimaatpositief te zijn. Want we hebben al onze medewerkers nodig!”

WPM en CO₂-Prestatieladder

In de CO₂-prestatieladder zitten we nu op niveau 3. Om daar te komen hebben we al veel stappen gezet om de uitstoot van ons zakelijke verkeer, dus onze auto’s en busjes van de zaak, te verlagen. We zijn het hele wagenpark nu aan het elektrificeren (er mogen alleen nog elektrische auto’s worden besteld) en dat scheelt ons al aanzienlijk in de CO₂-uitstoot. Maar de WPM vraagt naar meer dan dat, namelijk naar de uitstoot van het woon-werkverkeer. Voor niveau 4 en 5 moet je niet alleen de keten in kaart gaan brengen, zoals het energieverbruik bij de klant, maar ook de CO₂-uitstoot van het woon-werkverkeer. En daarvoor komt de WPM-rapportageverplichting goed van pas, want de data die je daarmee verzamelt heb je ook nodig om verderop in de CO₂-prestatieladder te komen. Daarnaast verzamelen we deze gegevens ook voor ons SBTi-commitment en Klimaattransitieplan voor de CSRD.

Advies: begin gewoon ergens 

Boers en Goorts besluiten het gesprek met advies aan bedrijven die aan de slag gaan met het verlagen van de CO₂-uitstoot in de personenmobiliteit: “Begin gewoon ergens. Er komt veel op je af als je de WPM moet gaan rapporteren, maar probeer de operatie in stukjes te verdelen om het haalbaar te houden. En begin bij het begin: welke data heb je al? Kijk bijvoorbeeld in de financiële administratie wat je al wél weet en bijhoudt, zodat je niet alle medewerkers hoeft te bestoken met vragen waar je het antwoord al op hebt. En dan kun je gaan nadenken aan welke knoppen je kunt draaien om de uitstoot te verlagen. Zo vervangen wij al onze busjes en auto’s voor elektrische exemplaren. Dat scheelt voor ons al een stuk in de uitstoot. Vervolgens moet je het hebben van de flexibiliteit van je collega’s. Hoe kun je het openbaar vervoer of fietsen naar het werk aantrekkelijker maken voor je collega’s? Daarvoor heb je draagvlak nodig van je medewerkers en de hele keten van de bedrijfsvoering. Breng alle communicatie altijd positief en hopelijk krijg je positiviteit terug. Maar waar mensen in een transitie zitten, kun je op weerstand rekenen. Bekijk het daarom stap voor stap en focus op wat er wél goed gaat.”

Wil je ook aan de slag met CO₂-bewustzijn? 

In de HIER kennisbank vind je kennis, foto’s en praktisch communicatiemateriaal over duurzaam leven: thuis én op het werk. Voor zowel je medewerkers als klanten. Daarnaast geven we je handvatten voor het communiceren over duurzame wet- en regelgeving. Je kan direct aan de slag!

Meer informatie