NIEUWS 09 januari 2018 Nieuws van SKAO
MVI monitoren met innovatieve datatechnieken
In een op de tien Europese aanbestedingen in Nederland wordt de CO2-Prestatieladder gebruikt. Dat blijkt uit recent onderzoek waarbij innovatieve datatechnieken werden toegepast. Roel van Weert en Maud Vastbinder laten zien hoe de analyse in zijn werk ging.
Door met de CO2-Prestatieladder aan te besteden, moedigen opdrachtgevers organisaties aan om structureel CO2 te reduceren in de bedrijfsvoering, op projecten en in de keten. Jaarlijks worden gecertificeerde bedrijven op alle onderdelen van de ladder beoordeeld door een onafhankelijke certificerende instelling. Gecertificeerde bedrijven krijgen gunningsvoordeel bij aanbestedingen met het BPKV-criterium CO2-Prestatieladder: hoe hoger een bedrijf op de ladder scoort, hoe hoger het gunningsvoordeel (BPKV staat voor Beste Prijs-Kwaliteitverhouding). Mede door deze financiële prikkel worden bedrijven gestimuleerd structureel CO2 te reduceren.
Groei monitoren
ProRail, Rijkswaterstaat, Alliander en diverse decentrale overhedengebruiken de prestatieladder al jaren als aanbestedingsinstrument. Het is echter lastig om de groei van het aantal opdrachtgevers goed te monitoren. In opdracht van SKAO (Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen) heeft onderzoeksbureau Significant een onderzoek uitgevoerd naar het opstellen van een monitor om het gebruik van de CO2-Prestatieladder door aanbestedende diensten te meten. Voor het opstellen van een monitor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) en in het bijzonder het gebruik van de CO2-Prestatieladder, kan gebruik worden gemaakt van traditionele onderzoeksmethoden. Hierbij wordt de benodigde informatie ontsloten door aanbestedende diensten op basis van een representatieve steekproef online of telefonisch te bevragen over het gebruik van de prestatieladder. Deze methoden kunnen echter leiden tot relatief grote administratieve lasten. Een belangrijke randvoorwaarde van de CO2-Prestatieladder-monitor was daarom ook dat de methode niet zou mogen leiden tot grote administratieve lasten bij aanbestedende diensten.
Informatieovervloed
De (inkoop) wereld is aan het veranderen van een wereld van informatieschaarste naar een wereld van informatieovervloed. Zo worden alle Europese aanbestedingen en een groot deel van de bijbehorende aanbestedingsdocumenten gepubliceerd op TenderNed. Met methodes als web scraping en tekst mining kunnen deze documenten automatisch, gestructureerd en integraal doorzocht worden. Het is op deze manier dus niet meer nodig om aanbestedende diensten steekproefsgewijs te benaderen. Significant heeft in samenwerking met adviesbureau Bright Cape voor SKAO een monitor gemaakt op basis van deze technieken. Eerst is een web scraping-module ontwikkeld. Web scraping is een computertechniek waarbij software wordt gebruikt om informatie van webpagina’s te verzamelen. In de module worden alle relevante aanbestedingsdocumenten gedownload van TenderNed. Het gaat hierbij alleen om de aanbestedingen waarvoor in 2016 een ‘aankondiging van een gegunde opdracht’ is gepubliceerd op TenderNed. In totaal hebben 2662(45%) van deze aanbestedingen aanbestedingsdocumenten gepubliceerd. Voor deze aanbestedingen zijn in totaal 51.237 aanbestedingsdocumenten en publicatieformulieren gedownload en in een logische mappenstructuur opgeslagen om daarvandaan verder te analyseren.
Text mining
Na het downloaden van deze documenten is een module voor text mining ontwikkeld. Text mining is een computertechniek die waardevolle informatie, patronen en tendensen uit grote hoeveelheden tekst kan halen. De text mining-module doorzoekt de gedownloade documenten uit de web scraping-module. Hiervoor worden de aanbestedingsdocumenten eerst, waar nodig, ‘leesbaar’ gemaakt met OCR-technieken (optical character recognition). Dit is bijvoorbeeld nodig met documenten die als een afbeelding zijn ingescand.
Vervolgens zijn de bestanden doorzocht op een aantal vooraf vastgestelde zoekwoorden zoals ‘CO2-prestatieladder’ en ‘CO2-ambitieniveau’. Indien een trefwoord is gevonden, dan wordt het betreffende document op een nieuwe locatie opgeslagen in een logische mappenstructuur. De text mining-module heeft alle 51.237 documenten doorzocht en in 247 aanbestedingen zijn een of eerdere zoekwoorden teruggevonden.
Conservatieve schattingen
In 9,3% van de aanbestedingen wordt de CO2-Prestatieladder genoemd. De 247 aanbestedingen waar de CO2-Prestatieladder een rol speelt, zijn uitgevoerd door 75 verschillende aanbestedende diensten. CO2-Prestatieladder wordt relatief vaak toegepast bij aanbestedingen van werken (26,8%) en bij aanbestedingen die uitgevoerd zijn door de speciale sector (62,7%). Gemeenten scoren net iets onder het gemiddelde en hanteren in 9% van al hun aanbestedingen de CO2-Prestatieladder. Een verificatie bij grote opdrachtgevers over de inzet van de CO2-Prestatieladder bevestigt dat 9,3% en 75 opdrachtgevers zeer conservatieve schattingen zijn.
Resultaat zichtbaar maken
De resultaten laten zien dat maatschappelijk verantwoord inkopen met de CO2-Prestatieladder in zes jaar tijd is gegroeid van 1 naar meer dan 75 opdrachtgevers. Het onderzoek is een benchmark voor SKAO en daarmee een startpunt om het CO2-beleid van opdrachtgevers en bedrijven en het resultaat van dit beleid zichtbaar te maken. Door de innovatieve opzet van het onderzoek is het relatief eenvoudig om de monitor regelmatig uit te voeren.
Aan meer dan de helft van alle aanbestedingen op TenderNed (55%) zijn geen aanbestedingsdocumenten toegevoegd, waardoor deze niet konden worden geanalyseerd. Deze aanbestedingen zijn veelal gepubliceerd in andere inkoopsystemen zoals CTM Solution of Negometrix en later geïmporteerd naar TenderNed. De aanbestedingsdocumenten in deze systemen zijn niet benaderbaar via de openbare website van deze systemen.
Een overzicht van alle aanbestedingen in Tenderned in 2016 waarin de CO2-Prestatieladder staat genoemd
Slim inzetten
Dankzij het slim inzetten van technieken als web scraping en text mining is het voor de eerste keer gelukt om zonder administratieve lasten voor aanbestedende diensten inzicht te krijgen in het gebruik van de CO2-Prestatieladder bij een groot deel van de aanbestedingen. De methode kan ook relatief eenvoudig ingezet worden voor andere beleidsrijke onderwerpen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een monitor voor andere duurzame inkoopinstrumenten, innovaties of circulariteit.
Een volgende stap is het onderzoeken of en onder welke voorwaarden de inkoopdocumenten uit de andere inkoopsystemen ontsloten kunnen worden. Op deze manier kunnen we nog meer aanbestedingen doorzoeken en een volledig beeld krijgen van alle Europese aanbestedingen in Nederland.
Bron: DEAL!
Klik hier voor het volledige artikel in DEAL!: MVI monitoren met innovatieve datatechnieken
Klik hier voor het onderzoek: Monitor aanbestedingen en opdrachtgevers CO2-Prestatieladder 2016