Bij het aanbesteden van een opdracht moet u voldoen aan de eisen van de Europese aanbestedingswetgeving. Het inzetten van de CO2-Prestatieladder als gunningscriterium voor de beste-prijs-kwaliteit-verhouding (BPKV) is in lijn met deze wetgeving, mits u dit doet op de door SKAO voorgeschreven wijze. In deze blog leggen we uit wat er in de Europese aanbestedingswetgeving staat en hoe u daar met het inzetten van de CO2-Prestatieladder in een aanbesteding aan voldoet.

Wanneer u als publieke organisatie een opdracht in de markt zet, bent u gebonden aan regels voor aanbestedingen en overheidsopdrachten. Deze regels zijn vastgelegd in de Europese aanbestedingswet.

Wat staat er in de Europese aanbestedingsrichtlijn?

In de Europese aanbestedingswet staat aan welke eisen u moet voldoen bij het aanbesteden van een opdracht. Het doel van de wet is het creëren van een vrije, open en eerlijke markt, ook tussen de verschillende EU-lidstaten. Dat betekent dat alle bedrijven die de opdracht kunnen uitvoeren een kans moeten hebben om de opdracht te verwerven.

Om dit doel te realiseren, moet een aanbesteding voldoen aan vier principes:

Objectiviteit houdt in dat een aanbestedende dienst een bieding moet beoordelen op objectieve en controleerbare criteria. Deze criteria moeten voor alle partijen gelijk zijn. Er mogen geen discriminerende factoren aanwezig zijn bij een aanbesteding waardoor de een meer kansen krijgt dan de ander. Iedereen moet objectief en op dezelfde wijze behandeld worden en iedereen moet dezelfde informatie krijgen.

Transparantie betekent dat iedereen moet kunnen zien hoe de aanbesteding in zijn werk gaat en waarop de gunning is gebaseerd. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd.

Non-discriminatie houdt in dat er geen eisen gesteld mogen worden waardoor partijen worden uitgesloten op basis van bijvoorbeeld vestigingsland.

Proportionaliteit betekent dat de eisen die in een aanbesteding worden gesteld in verhouding moeten staan tot de inspanning die het kost om een project uit te voeren. Technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.

Criteria beste-prijs-kwaliteit-verhouding (BPKV)

In de Europese aanbestedingswet staan methoden beschreven voor de gunning van een opdracht aan de hand van de Economische Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), in het Engels ‘Most Economically Advantageous Tender’ (MEAT).

Een van de drie gunningsmethode die onder EMVI vallen, is de beste-prijs-kwaliteit-verhouding (BPKV). Dit betekent dat u naast de prijs ook kwalitatieve criteria kunt meenemen in de gunning van een opdracht, zoals leveringstijd, ervaring van een bedrijf en duurzaamheid. Vereiste is wel dat deze criteria duidelijk gedefinieerd zijn en staan beschreven in het contract of aanbestedingsdocument.

Voldoe ik aan de Europese aanbestedingswet als ik de CO2-Prestatieladder inzet als BPKV-gunningscriterium?

Ja, het gebruik van de CO2-Prestatieladder als BPKV-gunningscriterium in een aanbesteding is in lijn met de Europese aanbestedingswetgeving. Bij inzet van het CO2-Prestatieladder BPKV-gunningscriterium kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om partijen te belonen met een fictieve inschrijfkorting of punten op basis van hun CO2-ambitieniveau. Dit criterium en de hoogte van de beloning legt u dan vast in het aanbestedingsdocument. Door de Ladder in te zetten in een aanbesteding gunt u de opdracht niet aan de laagste bieding, maar aan die met de beste-prijs-kwaliteit-verhouding.  

Hoe tonen inschrijvende partijen aan dat ze voldoen aan de gestelde eisen?

Organisaties die via het BPKV-gunningscriterium ‘CO2-Prestatieladder’beloond willen worden met een fictieve korting of punten, hoeven niet in het bezit te zijn van een certificaat. Een bedrijf geeft aan dat het voor de uitvoering van het project wil voldoen aan een bepaald CO2-ambitieniveau van het BPKV-gunningscriterium ‘CO2-Prestatieladder’dat overeenkomt met een van de niveaus (versie 3.1) of treden (versie 4.0) van de Ladder. Als een bieder wint en het contract wordt getekend, wordt dit CO2-ambitieniveau een contractuele prestatie-eis.

Om alle partijen een gelijkwaardige kans te geven in een aanbesteding, kunnen opdrachtnemers op twee manieren aantonen dat aan het BPKV-gunningscriterium van de Ladder is voldaan. Als aanbestedende dienst dient u beide opties in het aanbestedingsdocument te vermelden.

Optie 1: Een projectverklaring

Met een projectverklaring toont een aanbieder aan dat het op projectniveau heeft voldaan aan het beloofde CO2-ambitieniveau waarmee het zich heeft ingeschreven. De aanbieder ontvangt deze verklaring nadat een auditor heeft gecheckt of het bedrijf het project heeft uitgevoerd volgens de gestelde eisen.

Deze optie kan gekozen worden door bedrijven die de Ladder slechts eenmalig willen inzetten in een aanbesteding en geen ambitie hebben om hun hele organisatie te laten certificeren.

Optie 2: Een CO2-Prestatieladdercertificaat

Met een CO2-Prestatieladdercertificaat toont een aanbieder aan dat zowel zijn organisatie als de projecten die ze uitvoeren met de Ladder als gunningscriterium voldoen aan het beloofde CO2-ambitieniveau. Dit wordt gecheckt door een auditor.

Hoewel certificering op de Ladder vrijwillig is, kiezen veruit de meeste partijen in de praktijk voor optie 2. Een Laddercertificering voor de hele organisatie kunnen bedrijven immers weer inzetten bij andere aanbestedingen met het BPKV-gunningscriterium ‘CO2-Prestatieladder’.

Waarom schrijven we het zo voor?

Het is van belang om zoals boven beschreven de Ladder in te zetten als BPKV-gunningscriterium ‘CO2-Prestatieladder’ en niet als geschiktheids- of selectie-eis, omdat u zo de Ladder juridisch correct inzet. Dit vanwege drie belangrijke redenen:

  1. Verband met het voorwerp van de opdracht
    Eisen die worden gesteld bij een aanbesteding moeten altijd een relatie hebben met het voorwerp van de opdracht. Indien alleen met een certificaat aangetoond kan worden, is dat verband er niet omdat het certificaat betrekking heeft op de hele organisatie van de opdrachtnemer terwijl de opdracht wellicht maar een klein deel van zijn omzet betreft. Om die reden moet het dus ook mogelijk zijn om met een projectverklaring aan te tonen dat het project op een bepaald CO2-ambitieniveau wordt uitgevoerd. Het is wel mogelijk om met een CO2-Prestatieladdercertificaat bewijs te leveren dat op projectniveau wordt voldaan, omdat in het handboek van de CO2-Prestatieladder expliciet eisen staan voor projecten die door middel van een aanbesteding met de Ladder aan de organisatie zijn gegund. Daarmee wordt de specifieke opdracht onderdeel van het certificaat en moet een gecertificeerd bedrijf het project zo inrichten dat het aan de project specifieke eisen voldoet. Deze eisen voor projecten zijn daarnaast ook onderdeel van de CO2-Prestatieladder audit die jaarlijks bij de organisatie wordt uitgevoerd.
  2. Non-discriminatie
    Ook om redenen van non-discriminatie mag u niet van partijen eisen dat ze – voorafgaand aan de opdracht – gecertificeerd zijn of dat ze minimaal een bepaald niveau van certificering hebben. Een dergelijke eis heeft niet alleen onvoldoende verband met het voorwerp van de opdracht (zie 1) maar zou daarnaast alle partijen uitsluiten die nog niet gecertificeerd zijn, hetgeen discriminerend is voor partijen die niet hun hele organisatie willen certificeren of bijvoorbeeld voor buitenlandse partijen.
  3. Proportionaliteit
    Het is disproportioneel om alleen een certificaat als bewijs te accepteren omdat je dan partijen verplicht om op organisatieniveau maatregelen te nemen om gunningsvoordeel te krijgen. Dit is de reden waarom ook met een projectverklaring aangetoond moet kunnen worden.

Wat als een bedrijf niet heeft voldaan aan de gestelde eisen?

Inschrijvende partijen krijgen na de gunning altijd een bepaalde periode de tijd om te laten zien dat ze voldoen aan het gestelde ambitieniveau. Wij adviseren hiervoor een termijn te nemen van een jaar, maar u bent als aanbesteder vrij om hiervan af te wijken. De termijn die u kiest, legt u vast in het aanbestedingsdocument.

Wanneer de partij die de werkzaamheden heeft uitgevoerd binnen deze termijn niet voldoet aan de eisen, heeft dat consequenties. U kunt bijvoorbeeld een sanctie opleggen, zoals een boete die groter is dan het bij inschrijving genoten gunningvoordeel. Hiermee voorkomt u dat bedrijven strategisch inschrijven en iets beloven wat ze uiteindelijk niet waarmaken. De sanctie voor het niet nakomen van afspraken legt u vast in het aanbestedingsdocument en een contractclausule.

Hoewel het meenemen van deze sanctiebepaling noodzakelijk is, komt het in de praktijk zelden voor dat een leverancier wordt beboet voor het niet nakomen van verplichtingen. Een goede marktconsultatie vóór de publicatie en gunning van de aanbesteding zorgt ervoor dat (potentiële) inschrijvers begrijpen wat er van hen wordt verwacht met betrekking tot hun beloofde CO2-ambitieniveau. Hierdoor wordt de kans kleiner dat ze dit niet halen.

Vragen en contact

Heeft u nog vragen over aanbesteden met de CO2-Prestatieladder? In onze Handreiking Aanbesteden vindt u alle info over hoe u de Ladder in uw organisatie kunt inzetten. Check onze Legal FAQ voor antwoorden op juridische vragen. Ook kunt u met ons contact opnemen: Contact – CO₂-Prestatieladder.